テレビ会議を活用するための五箇条!WEB会議と何が違うの?

みなさんの会社では、テレビ会議を活用していますか? テレビ会議を活用すれば、遠隔地での会議に参加する必要がなくなり、出張時の移動時間や経費を大幅にカットでき、生産性も上がるため導入効果が高いと言われています。 メールやチャットツールが普及しても、「対面」だからこそのテレビ会議はコミュニケーションの面でも有効的です。そこで、テレビ会議の特徴や導入方法について紹介していきたいと思います。

テレビ会議を活用するための五箇条!WEB会議と何が違うの?

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テレビ会議とWEB会議の違い

ところで、テレビ会議とWEB会議の違いをご存知ですか? カメラとマイクを使い「会っているかのように会話できる」点は同じですが、テレビ会議は専用回線でつなぎ、WEB会議はインターネット回線でつなぐ違いがあります。

画像提供:ピクスタ
  • テレビ会議

専用機器と専用回線を設置し、同じ設備がある他の場所と中継でつないで使用します。設置イメージは固定電話に近く、カメラとマイクが内蔵された専用機器の周りに参加者が集まり、大人数でも全員の顔を映し出すことができます。専用回線のため通話が安定し、重要な会議ではテレビ会議が向いているでしょう。

【向いている会議】
・複数や大人数の会議
・海外や国内など遠方地との会議
・役員会議など重要な会議
・プロジェクトの定例会議
・採用面接や研修、説明会 など

  • WEB会議

専用機器が不要で、イヤホンやヘッドセットなどのマイクとインターネット環境が整えば、場所を問わずPCやスマートフォンから会議に参加することが可能です。現在は、Skypeなど高画質・高品質なサービスが人気です。またWEB会議では、資料を画面で共有しながら編集できるなど汎用性も高く、営業マンなど外出していることが多い人との会議にも便利です。

【向いている会議】
・1対1、1対数名など少人数の打合せ
・営業のオンライン商談
・顧客サポート
・その他、災害時の連絡ツールとして活用など

テレビ会議のメリットとデメリット

次はテレビ会議のメリットとデメリットについてご紹介します。

メリット1
画質と音声の品質が高く長時間でも安定した使用ができる。導入後、ランニングコストはほぼかからない。※各サービスの加入プランによる

メリット2
広範囲を映す固定カメラで多人数が参加できるため拠点をつないで「全社朝礼」など、顔が見えるコミュニケーションツールとしても活用できる。

メリット3
会議の効率化を実現。テレビ会議に重役が参加すれば、遠隔地からでも決済を仰ぐなどスピーディに意思決定できる。

デメリット
導入時に専用機器の設置コストがかかる点と場所の確保です。拠点を増やすごとに専用機器の設置と設定の時間がかかります。また、設置場所が少ないケースでは利用者が競合することもあり、他部署と社内で日程調整するなどの問題が生じます。

テレビ会議を活用するための五箇条

最後に、テレビ会議を導入する時の検討事項や導入後のスムーズな進め方について紹介します。

その1.ニーズを検証する
テレビ会議を行うほどの人数の規模感なのか、拠点の数を確保できるのかなど、導入するメリットやニーズがあるかどうか、検証しましょう。

その2.コストパフォーマンスを考える
通話品質は高いが、導入時のイニシャルコストと中継地が増えるたびに設置コストがかかるテレビ会議は、想定する使用頻度など費用対効果を考えましょう。

その3.社内に周知する
対面で行ってきた会議をテレビ会議に変更すると、不安や違和感をもつ参加者が出るかもしれません。導入背景やメリット、参加方法、操作方法などの説明が必要になります。

その4.テレビ会議の使用状態を事前に確認する
設置担当者は、専用機器の設置場所や音声の集積状態などの事前チェックが重要に。カメラの位置から参加者の顔が全員映るか、マイクは発言者の音声を拾える向きに設置できているかなど、中継先の担当者とテストしておくと安心です。重役などが参加する会議で、音声や画面トラブルでモタつくのはご法度です!

その5.ファシリテーターを決めて参加者を厳選する
テレビ会議の場合、複数の声がかぶると聞き取りにくく、発言者が判別しづらくなります。スムーズに進行できるかは、ファシリテーターの腕にかかってきます。事前に配るアジェンダで情報を周知させ、テレビ会議では代表者のみが発言するなどの工夫が必要になるでしょう。

まとめ 

今回は比較的、導入しやすいと言われるテレビ会議を紹介してみました。メリット・デメリットを検証した上で、数あるサービスと自社の体制にマッチしたものを活用できるといいですね!

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