複数人が同時にパワポ編集ができる!?”会議室に集まりプロジェクターでミーティング”は、もう時代遅れ。

仕事の生産性向上が求められる昨今、ちょっとした時短テクニックを知っているだけで格段にはかどる仕事術があるんです。あなたはどれだけ知っていますか、時短テクニック。よくあるショートカットキー等の使い方ではなく、チーム全体での効率アップを考えた共同作業テクニックをご紹介します。

複数人が同時にパワポ編集ができる!?”会議室に集まりプロジェクターでミーティング”は、もう時代遅れ。

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自分の作業だけでなくチームの時短を考えよう

パワーポイントは、マイクロソフト社が提供している世界でもっともポピュラーなプレゼンテーションツールです。世の中ではすでに多くの時短テクニックが知られていますが、その多くはショートカットキーなどの「自分がひとりで使っているときに有効な時短テクニック」のようです。

ところで読者のみなさまは、Microsoft Officeがブラウザ上で利用できるようになり、名称もMicrosoft Office365に変更になっていることはすでにご存知ですよね?

下の写真は、Office365のオンライン機能を使って、筆者愛用MacBook ProのChrome上でスライドを表示させているところです。パソコン上のアプリより機能は少ないですが、普通にスライドを作成するためには十分な機能が提供されています。


今回は、Office Onlineの機能を使って、チームでファイル共有しながら共同作業を行う時短テクニックをご紹介します。

Office365を使った共同作業とは?

オンラインでファイルを共有するとは、どういう作業なのでしょうか?マイクロソフト社の公式サポートページ「Office Online を使って Office 365 で共同作業を行う」に、興味深い説明があります。「Office Online でドキュメントを開いていても、チーム メンバーが同時にそのドキュメントを開くことができます。」

つまり、ひとつのファイルを、複数の人が同時に開いて編集することができるのです!

いままでのOfficeでは、チームのメンバーが同時にファイルの内容を検討しようと思ったら、同じ会議室に集まってファイルをプロジェクターなどで表示、打合せをしながらの編集作業をする必要がありました。

ところが、Office Onlineの機能を使うと、わざわざ同じ場所に集まる必要がなくなります。距離的に離れた場所にいるメンバーが集まる必要がなくなるので、これは画期的な時短を実現してくれます。事実、筆者は過去のプロジェクトで、千葉県・神奈川県・沖縄県にバラバラにいた3人のメンバーがSkypeで会話しながら、Office365のパワーポイントを同時編集したことがあります。物理的に同じ場所に集まる必要がなかったので、非常にストレスの少ない打合せでした。

パソコンでスライドを作成、OneDriveにセーブ


最初に、テスト用のスライドをパソコンのアプリで作成しました。これをOneDriveにセーブします。

iOSのパワーポイントアプリで編集開始

次に、このファイルをiOSのパワーポイントアプリで開いてみましょう。まずiOSのアプリを立ち上げます。

iOSでパワーポイントが立ち上がった直後は、このような画面になります。ところでこの赤く囲った人のアイコンに注目してください。画面右上のアイコンには「2」という数字が付いています。これは「現在このファイルは2人の人が編集しています」ということを表しています。

またスライドの表題のテキストボックスにも人のアイコンが表示されています。これは「もうひとりのチームメンバーが、このテキストボックスを編集中です」ということを表しています。他のチームメンバーが編集している間は、こちらでは同じテキストボックスを編集することはできません。


iPad ProからAppleペンシルで注釈してみる

それでは次に、Appleペンシルを使って注釈を入れてみましょう。下図のように、ペンシルの手書きモードで、「テキストをもっと詳しく、図を大きく」するように指示を書き足しました。

パソコンのパワーポイントアプリにも、これらの手書き文字が数秒後に表示されました。

まとめ

いかがですか?チームのワークシェアリングを行う上で、オンライン編集は強力なツールになることがおわかりいただけたかと思います。ぜひご活用ください。

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