多忙なビジネスパーソンは日々作業効率の向上を目指しているだろう。パソコンやスマホのテキスト入力のスピードを上げるために取り入れると効果が大きいのが「単語登録」。今回はその登録方法と活用について紹介する。
ビジネスメールでは頻繁に同じ文章や情報を入力する場合も多いいだろう。例えば「お世話になっております。株式会社ネットランド ○○です。」これはビジネスメールの冒頭で必ずと言ってもいいくらい使用する定例句だ。
通常であれば「おせわになっております。」の12文字を入力して変換をし、「お世話になっております。」を選択する。さらに「かぶしきがいしゃねっとらんど ○○です。」では漢字、カタカナの混じった19文字の変換をしなくてはならない。
しかし単語登録を活用できるとなんと15分の1以下の2文字の入力でテキストが完成してしまうのだ。
早速その手順を説明していく。
デスクトップ画面のタスクバーの右側にある「A」、あるいは「あ」を右クリック
メニューが表示されるので「単語の登録」をクリックする。
「単語の登録」画面が開かれるので、ここに入力をしていく。
例として単語の欄に「お世話になっております。株式会社ネットランド ○○です。」よみの欄に「おせ」と入力する。
これで「おせ」と入力すれば、「お世話になっております。株式会社ネットランド ○○です。」と変換できるようになる。
正しい品詞を選択するとより変換精度を高められるため、ここにもチェックを入れよう。
これで登録をクリックすれば単語帳への登録は完了だ。
では登録できているのか確認してみよう。ワードを開き「おせ」と入力してみる。
すると変換候補に「お世話になっております。株式会社ネットランド ○○です。」のテキストが表示された。
このようにたった2文字を入力するだけでいつもの定型文が完成してしまうのだ。
登録した単語の編集をしたい際は、先程と同じ様にタスクバーの右側にある「A」、あるいは「あ」を右クリックして「ユーザー辞書ツール」を選択する。
既に登録されている単語が表示されるので、単語を選択して【編集】タブ内の【変更】をクリック
「単語の変更」画面が開かれるので、ここで編集をしよう。
iPhoneやiPadでも同じように単語の登録ができる。
【設定】→【一般】→【キーボード】の順に選択
【ユーザ辞書】をタップすると登録済の単語一覧が表示される。右上の＋から新規で単語を登録しよう。
単語とよみを登録後、保存して完了だ。
前述で述べた通り、単語の登録は簡単にできて非常によく使える機能だ。便利な単語帳を作っていくうえで、まず最初に登録をおすすめしたいのはメールアドレスや電話番号だ。
メールアドレスや住所を一文字一文字打つ必要がなくなることで入力時間の短縮になり、さらに誤入力を防ぐこともできる。
次によく使う定型文や丁寧語・尊敬語・謙譲語もぜひ登録して欲しい。
単語の登録は読み方と単語は必ずしも一致している必要はない。よみの部分は自分が素早く単語を連想できるようなわかりやすい読み方に変えよう。
また、地名や担当者の名前の漢字が難しく、変換してもなかなか漢字が出てこないことはないだろうか。一文字ずつ変換していては時間が勿体ない。
変換に手間のかかる難読単語を見かけたらすぐに単語帳に登録する習慣を付けておくと、便利な自分専用の単語帳が出来上がる。
仕事のスピードをさらに上げるために、タイピングが苦手でテキストの入力に時間がかかる人だけでなく、既にブラインドタッチを使いこなす人にも単語登録の機能はおすすめできる。やり取りの多いいクライアントの社名、担当者名や定型文を単語帳に登録しておくことでさらにメールや資料の作成スピードがあがるだろう。
プライベートでは友人のあだ名や、よく使う顔文字を登録するのも便利な活用方法だろう。通販サイト等で買い物をすると、住所や電話番号の入力は必須だが、単語帳に登録しておけばすぐに入力できる。入力ミスもおこらなくなって安心だ。
単語帳を上手く活用できるようになるとパソコンやスマホのテキスト入力スキルは間違いなくワンランク上がるだろう。登録した単語を使いこなして、会社でもプライベートでも効率化を叶えよう。