見慣れたメールソフトのレイアウトに変更しよう

利用者の多いGmailだが、見た目が苦手という人も少なくない。ずらりと並んだ件名をクリックしてはじめて中身が読めるという画面デザイン。OutlookやThunderbirdといった一般的なメールソフトに慣れた人にとっては何となく使いづらく感じるようだ。そんなときは、画面のレイアウトを変更し、自分にとって使いやすいレイアウトに設定してみよう。

①まず、画面右上の歯車マークをクリックして「設定」を選ぶ。設定画面が開いたら、上部にずらりと並ぶメニューの中から「詳細設定」をクリック。すると、上から3番目に「プレビューパネル」という項目があり、右にある「有効にする」にチェックを入れたら、画面を一番下までスクロールして「変更を保存」ボタンをクリックする。


②この設定をしてからメール画面に戻ると、先ほどの歯車マークの隣にある横棒四本のアイコンが現れる。ここからの設定でOutlookやThunderbirdに近い画面表示にすることができる。


③横棒四本のアイコンの右にある▼をクリックすると「分割しない」「垂直分割」「水平分割」の3つの表示方法を選択でき、自分の使いやすいレイアウトに切り替えることができる。


「垂直分割」を選ぶとこのようにOutlookに近いレイアウトになる。
左右に分かれたレイアウトになり、左には受信メールリスト、右には選択されたメールのプレビュー画面が表示される。

「水平分割」を選ぶとThunderbirdに近いレイアウトになる。
上下に分かれたレイアウトになり、上には受信メールリスト、下には選択されたメールのプレビュー画面が表示される。

このように簡単な設定でレイアウトを変更できるので、Gmailの見た目が苦手と感じてる人は試してほしいオススメの設定だ。

日本ビジネスメール協会が2019年5月31日に発表したビジネスメール実態調査2019によると、日本ビジネスパーソンは1日平均で「11.59通」を送信し、「38.07通」を受信している。メール1通を書くのには平均「5分27秒」、仮に読むのに1分かかるとすると、1日の業務の中で約100分、1時間40分をメール処理に費やしていることになる。この時間を短縮できたらどうだろうか。

今回紹介したレイアウト変更でプレビューパネルを設定することで、画面遷移をせずにメール内容を確認できるようになる。小さな効率化ではあるがメール処理の効率が上がるだろう。より快適にGmailを使い、日々の業務をスムーズに進めるためにぜひ試してほしい。