受付は企業の顔である 。それだけに、訪問したお客様をスムーズに迎えることができれば、企業のイメージアップにもつながるに違いない。
無人受付システムを導入すると、訪問者は訪問者カードに企業名氏名を記入する手間が省けるうえ、待たされることもなくなる。社員にとっては、受付の内線電話が鳴るたびに仕事を中断して行っていた一連の取次業務がなくなる。企業ブランディングと業務効率化を同時に叶えるのが、無人受付システムといえるだろう。
現在、無人受付システムは企業からの導入需要も高まってきており、各社から販売されているが、その中からどういったポイントで選べばいいだろうか。
1 カスタマーサポートがあるか
毎日利用する受付システムだけに、万が一トラブルがあった際 、迅速かつ丁寧に対応してくれるサービスを選びたい 。契約時には、カスタマーサポートの有無と具体的なサポート内容についての事前確認が大切である。
2 使い勝手はいいか
デザイン性よりも重視したいのが“使いやすさ”だ。来客はもちろんのこと、社員にとってもスムーズな使用感かどうかがポイントである。貸与が可能な場合は、デモ機で試してみるのもいい。また、社員の入退職など基本データに変更があった際に、CSV一括登録ができるなど、運用面での扱いやすさも重要だ。
3 セキュリティは万全か
受付システムによって、社員の顔やフルネームを表示するなど便利になる反面、個人情報がオープンになるリスクも 。訪問者データの保存や暗号化の問題などは特にトラブルの元となりかねない 。セキュリティに対しての対策は、入念な確認をしよう 。
導入時の選定ポイントを理解できたら、次は具体的なサービスについてみていきたい 。
今後は業界を問わずますますIT化が進み、便利かつ正確に業務を運用管理できるようになっていくだろう。企業コミュニケーションの新しいあり方を形にした無人受付システムは、きっとそういった働き方改革の一旦を担ってくれるに違いない。まずはオフィスの受付システムをその第一歩として検討することをお勧めしたい。