無機質な電話機ではつまらない!最新受付システム

受付は企業の顔である 。それだけに、訪問したお客様をスムーズに迎えることができれば、企業のイメージアップにもつながるに違いない。

2019.06.19 WED

無機質な電話機ではつまらない!最新受付システム

CATEGORY:

企業の第一印象を変える、受付システム

画像提供:ピクスタ


無人受付システムを導入すると、訪問者は訪問者カードに企業名氏名を記入する手間が省けるうえ、待たされることもなくなる。社員にとっては、受付の内線電話が鳴るたびに仕事を中断して行っていた一連の取次業務がなくなる。企業ブランディングと業務効率化を同時に叶えるのが、無人受付システムといえるだろう。

導入時にチェックしたい3つのポイント


現在、無人受付システムは企業からの導入需要も高まってきており、各社から販売されているが、その中からどういったポイントで選べばいいだろうか。 

1 カスタマーサポートがあるか
毎日利用する受付システムだけに、万が一トラブルがあった際 、迅速かつ丁寧に対応してくれるサービスを選びたい 。契約時には、カスタマーサポートの有無と具体的なサポート内容についての事前確認が大切である。

2 使い勝手はいいか
デザイン性よりも重視したいのが“使いやすさ”だ。来客はもちろんのこと、社員にとってもスムーズな使用感かどうかがポイントである。貸与が可能な場合は、デモ機で試してみるのもいい。また、社員の入退職など基本データに変更があった際に、CSV一括登録ができるなど、運用面での扱いやすさも重要だ。

3 セキュリティは万全か
受付システムによって、社員の顔やフルネームを表示するなど便利になる反面、個人情報がオープンになるリスクも 。訪問者データの保存や暗号化の問題などは特にトラブルの元となりかねない 。セキュリティに対しての対策は、入念な確認をしよう 。

働き方改革に貢献する「無人受付システム」3選!


導入時の選定ポイントを理解できたら、次は具体的なサービスについてみていきたい 。

  • RECEPTIONIST(レセプショニスト)
    「受付から内線を無くすと、来客応対はもっと快適に。」 内線電話を使わずに、ビジネスチャットや メール・SMS経由で直接本人に通知することで、 来客取次の手間をなくし、業務を効率化する受付システム 。SMS経由で直接本人に通知することで、 来客取次の手間をなくし、業務を効率化する受付システム。 

  • moreReception
    簡単なタッチパネル操作で貴社の担当者をスムーズに呼び出し、お客様をお待たせしない “ シンプルでスピーディな受付” 。受付業務の課題である、記帳の煩わしさ・待ち時間などの解消をはじめとする「貴社の“ おもてなし” の新しいかたち」を提案 。

  • MOT/Phone受付システム
    iPadで動作するフロント受付システム「MOT/Phone受付システム」 。場面や用途に合わせて5種類の表示メニューを用意。表示名称を変更することも。表示言語は日本語・英語併用、日本語、英語の3パターンから選択できるのでインバウンドにも対応 。

今後は業界を問わずますますIT化が進み、便利かつ正確に業務を運用管理できるようになっていくだろう。企業コミュニケーションの新しいあり方を形にした無人受付システムは、きっとそういった働き方改革の一旦を担ってくれるに違いない。まずはオフィスの受付システムをその第一歩として検討することをお勧めしたい。

この記事の関連商品

関連記事

各種お問合せ × 閉じる
電話でお問合せ